Fonctions et missions du télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical est un professionnel exerçant le métier de secrétariat d’un médecin à distance, à partir d’un cabinet médical. En effet, il s’agit d’une externalisation de service d’appel pour plus de productivité, plus de performance, plus de réactivité et plus de satisfaction client. Encore faut-il mieux comprendre toutes ses missions et fonctions ?

Avantage d’engager un télésecrétaire médical

Pour commencer, le télésecrétariat médical offre ses services exclusivement au profit des professionnels de santé tels que les cabinets médicaux ou les paramédicaux ou les médecins généralistes ou spécialistes. Vous pouvez, ainsi, négocier depuis un site dédié pour plus d’informations. Ensuite, vous allez profiter d’un gain de temps, d’économie (charge patronale, embauche, frais bureautique, etc.) et d’énergie considérable pour s’occuper des missions d’une grande importance. En effet, vous pouvez profiter d’un gain de place physique, d’un service de qualité vu la formation suivie au préalable, un service professionnel joignable en permanence, un service à la carte et sur mesure. A cela s’ajoute la flexibilité pour la décharge des secrétaires en situation de débordement et des standardistes, l’externalisation du service médical, le service de téléconsultation médicale, la solution bien adaptée aux attentes des professionnels de santé et la garantie de la réduction des charges financières. Ainsi, nul besoin d’investir dans des équipements informatiques ni dans les différentes étapes de recrutement

Puis, même en travaillant à distance, vous n’aurez aucun souci sur la garantie de sa proximité au cabinet client. Vous pouvez même faire une sous-traitance hors de la France. Aussi, tous les appels et communications sont enregistrés et tracés à l’image du SAMU. En outre, il s’engage régulièrement à conserver les valeurs sociales et territoriales, l’esprit d’équipe, la participation active dans la gestion des activités, l’efficacité et la réactivité au travail, l’esprit organisé-souriant-poli-accueillant, la capacité d’écoute, le respect des certaines attitudes et tenue vestimentaires professionnelles, le respect de la discrétion-empathie, la maîtrise de la comptabilité et les fondamentaux en orthographe et termes médicaux, le secret professionnel, la maîtrise de la bureautique, la confiance et la transparence des activités…

Conseil pour engager un télésecrétariat médical

Quelques critères s’imposent pour bien travailler avec le responsable du télésecrétariat médical de qualité.

D’abord, il faut, toujours, privilégier les recommandations véhiculées par les proches et autres anciens clients pour assurer la bonne qualité. Ensuite, le professionnel de santé peut choisir entre une externalisation du service dans son intégralité ou en partie (tâche administrative, absence, jours de congé, indisponibilité, etc.) en fonction de ses besoins. Puis, il doit, également, considérer son lieu d’implantation géographique, son expertise ou expérience ou savoir du télésecrétaire, sa réputation-notoriété-image, ses conditions de prestation, l’utilisation des casques micro-unidirectionnels pour conserver la confidentialité des appels, la gestion des appels en ACD pour prévoir les risques de mise en attente des appels importants. A cela s’ajoute le respect des recommandations de la CNIL et le RGPD, le CCP, la charte professionnelle, le code de la déontologie et la norme ISO 18295 pour la qualité de la relation client.

Fonctions et missions du télésecrétariat médical

En général, le télésecrétariat médical participe aux appels entrants d’un cabinet médical par un service téléphonique externalisé en permanence. Autrement dit, il reprend les mêmes fonctions classiques d’un secrétaire médical travaillant à l’interne, mais à distance.

En premier lieu, il ou elle incombe de faire : la prise de rdv, la saisie des courriers, la gestion de l’agenda collaboratif ou partagé, la gestion administrative des patients, la prise de message, le rappel de rdv par sms, la téléconsultation médicale, l’identification des appels patients (le démarchage commercial, la demande d’informations, la priorisation des urgences médicales, etc.) et le transfert dans l’immédiat des appels vers une ligne parallèle ou vers le bon praticien ou chirurgien.

En second lieu, il est tenu de faire : la prise de rdv en ligne sur internet ou via autres outils numériques du cabinet, la saisie des ordonnances, la transmission des dossiers par fax, adapter la disponibilité des médecins (en astreinte ou en visite médicale), la relance des rdv pour réduire le taux d’absentéisme au cabinet, l’accueil des patients de manière personnalisée et la retranscription des rapports médicaux (interprétation des diagnostics, interprétation des données audio, etc.). En dernier lieu, il a, également, pour mission de : diriger et accompagner les patients vers la salle d’attente, informer les horaires de travail du cabinet, informer les horaires de visite à domicile du professionnel de santé, rédiger les actes médicaux, archiver l’historique des appels et saisir les comptes rendus des téléconsultations…